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Was ist eine Legalisation oder eine Apostille

Was ist eine Legalisation?

Die Legalisation ist die amtliche Bestätigung durch die zuständige konsularische Vertretung der Bundesrepublik Deutschland entsprechend § 13 Konsulargesetz darüber, dass eine Urkunde von der dazu berechtigten Stelle oder Person ausgestellt worden ist; sie bestätigt nicht die Richtigkeit der in der Urkunde enthaltenen Angaben.

Die Legalisation einer ausländischen Urkunde hat der Standesbeamte zu verlangen, wenn er an der Echtheit der Urkunde zweifelt.

In Problemstaaten werden Urkunden nicht mehr von der zuständigen konsularischen Vertretung der Bundesrepublik Deutschland legalisiert, weil das Urkundenwesen in diesen Staaten gravierende Mängel aufweist. Die Urkunden aus diesen Staaten können jedoch hinsichtlich der Echtheit und inhaltlichen Richtigkeit im Wege der Amtshilfe überprüft werden. Der Standesbeamte kann die Amtshilfe über die Kurierstelle des Auswärtigen Amtes in Anspruch nehmen. Für Privatpersonen besteht diese Möglichkeit nicht. Die Kosten, sie können durchaus mehr als 500,- € betragen, werden entsprechend der Personenstandsverordnung (PStV) demjenigen berechnet, der die Urkunde vorlegt und eine Amtshandlung beantragt. Der Standesbeamte soll hierüber einen Vorschuss erheben. Der Antrag auf Amtshilfe ist unter Beifügung der Originalurkunde an die jeweilige Deutsche Auslandsvertretung zu stellen. Der Grund, z.B. Anmeldung der Eheschließung, ist anzugeben. 

Was ist eine Apostille?

Die Apostille ist die vereinfachte Form der Legalisation einer zur Verwendung im Ausland bestimmten Urkunde, wobei die Echtheit der Unterschrift ohne Mitwirkung einer ausländischen konsularischen  Vertretung durch die zuständige inländische Behörde bestätigt wird. Ob eine Apostille genügt, ergibt sich aus zwischenstaatlichen Übereinkommen, die der Standesbeamte kennt.

Besonderheiten für Urkunden zur Verwendung innerhalb der EU:

• Eine, in einem EU-Land ausgestellte öffentliche Urkunde (z.B. Geburts- Ehe- oder Sterbeurkunde) ist auch ohne Echtheitsvermerk (Apostille) von den Behörden in einem anderen EU-Mitgliedstaat als echt anzuerkennen.
• Es stehen Ihnen mehrsprachige Standardformulare in allen EU-Sprachen zur Verfügung, die den öffentlichen Urkunden als Übersetzungshilfe beigefügt werden können, sodass keine Übersetzungen mehr erforderlich sind.
• Hat die empfangende Behörde berechtigte Zweifel an der Echtheit einer öffentlichen Urkunde, kann sie deren Echtheit bei der ausstellenden Behörde des anderen EU-Mitgliedstaats über eine bestehende IT-Plattform (das Binnenmarkt-Informationssystem, IMI) prüfen.

Die neuen Regeln ermöglichen den Bürgerinnen und Bürgern nur den Nachweis der Echtheit ihrer öffentlichen Urkunden, jedoch nicht die Anerkennung von deren Rechtswirkung außerhalb des EU-Landes, in dem sie ausgestellt wurden. Die Anerkennung der Wirkung einer öffentlichen Urkunde unterliegt weiterhin dem nationalen Recht des EU-Landes, in dem die betreffende Person das Dokument vorlegt.